Cómo elegir el tipo de asamblea: presencial, virtual o mixta?

La importancia de una buena planeación

La asamblea general es uno de los eventos más importantes en la vida de una copropiedad o comunidad. Su éxito depende de una planeación responsable, minuciosa y adaptada a las necesidades de los asambleístas y al contexto actual de la sociedad.

Antes de decidir si su próxima asamblea será presencial, virtual o mixta, tenga en cuenta los siguientes aspectos clave:

1. Edad y costumbres de los asambleístas

La composición de su comunidad influye directamente en la modalidad ideal.

• Asambleístas mayores: prefieren la presencialidad, pues el uso de la tecnología puede representar una dificultad, y además valoran el encuentro cara a cara con sus vecinos.

• Asambleístas jóvenes o tecnológicos: suelen inclinarse por la virtualidad, que les ofrece comodidad, flexibilidad y ahorro de tiempo.

Las costumbres comunitarias también pesan. Si la comunidad es cercana y disfruta reunirse, preferirá verse en persona. Pero si es más reservada o dispersa, la virtualidad puede favorecer una mejor asistencia.

En toda asamblea, el ambiente emocional es determinante: el tipo de reunión debe propiciar participación, cercanía y comunicación efectiva.

2. Espacios disponibles

Si se opta por una asamblea presencial, asegúrese de que el espacio cumpla con las condiciones de ventilación, bioseguridad y capacidad suficiente. En algunos casos, será necesario usar salones complementarios o alquilar un auditorio más amplio.

En una asamblea mixta, la planeación es aún más exigente:

• Controle el aforo e invite a los interesados a inscribirse previamente.

• Verifique la conexión a Internet y los equipos de audio y video.

• Coordine la interacción entre asistentes presenciales y virtuales para que todos participen en igualdad de condiciones.

El entorno físico y tecnológico influye directamente en la calidad del encuentro.

3. Decisiones que se van a tomar

La ley establece que algunas decisiones solo pueden aprobarse en asambleas presenciales. Antes de convocar, revise el orden del día y verifique si alguno de los puntos exige la presencialidad.

En esos casos, prepare con anticipación toda la logística y, si es posible, apóyese en un proveedor con experiencia que garantice el cumplimiento legal y técnico del evento.

4. Presupuesto disponible

Cada tipo de asamblea tiene requerimientos distintos:

Tipo de asamblea Principales necesidades Nivel de costo Presencial Espacio físico, mobiliario, sonido, proyección, grabaciones, refrigerios Medio Virtual Plataforma, soporte técnico, bases de datos, votación digital Bajo Mixta Equipos y personal especializado para unir presencialidad y virtualidad Alto

Aunque la virtualidad suele ser más económica, la decisión no debe basarse solo en el costo. El objetivo es garantizar la mejor experiencia posible para los asambleístas y una toma de decisiones efectiva.

Conclusión

La elección entre una asamblea presencial, virtual o mixta no debe improvisarse. Depende de la realidad de su comunidad, los recursos disponibles, las decisiones que se deban tomar y la tecnología con la que cuente.

Una asamblea bien planificada fortalece la participación, mejora la comunicación y refleja la madurez organizativa de la comunidad.

Recomendación final

Planifique con anticipación, consulte a su consejo de administración y, si es posible, confíe la ejecución a un proveedor especializado en asambleas que le garantice una experiencia fluida y segura.

Imagen sugerida:
Una fotografía de una asamblea híbrida: parte del público en un auditorio y otras personas conectadas en pantalla (como la que me mostraste antes, la que editamos).

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